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M-Files – Informationsmanagement nach dem Motto „Simpler ist besser“
Warum Intelligentes Informationsmanagement die einzige Lösung ist, um langfristig der Informationsflut gewachsen zu sein
Unternehmen sind jeden Tag mit einer wahren Informationsflut konfrontiert, dies macht die Verwaltung von Dokumenten komplex. Täglich wird Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten, Informationen, E-Mails usw. verschenkt.
Durch paralleles Arbeiten in verschiedenen Abteilungen entstehen Dokumente gleichen oder ähnlichen Inhalts mit unterschiedlichen Namen und in mehreren Versionen auf verschiedenen Laufwerken. Informationssilos lassen grüßen! Keiner kennt mehr die gültige Version und die Suche beginnt, keiner hat mehr Kontrolle.
Was ist M-Files?
M-Files® ist eine metadatenbasierte Softwarelösung für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenverwaltung und speichert Dokumente nach dem Prinzip „was statt wo“. Das metadatenbasierte Verfahren von M-Files löst das Problem umständlicher Ordnerstrukturen und schafft die Erforderlichkeit ab, Dateien an mehr als einem Ort zu speichern. Mit M-Files wird dasselbe Dokument dort angezeigt, wo Sie es benötigen, an verschiedenen Orten, jedoch ohne dupliziert zu sein. So wird beispielsweise ein mit einem Kunden und einem Projekt in Zusammenhang stehendes Dokument in allen Ansichten angezeigt, die mit dem Kunden, dem Projekt oder beidem verbunden sind. Und es handelt sich stets um dasselbe Dokument, nicht um eine Kopie.
M-Files als wissenschaftliche Literaturdatenbank am Institute for Advanced Mining Technologies (AMT) RWTH Aachen
Was unterscheidet M-Files von anderen Dokumentenmanagementsystemen?
Der Schlüssel liegt im „Was statt Wo“: Traditionelle Ansätze des Informationsmanagements stand vorrangig im Vordergrund, WO Informationen gespeichert sind. Also in welchem Ordner genau, in welcher Bibliothek, auf welchem Server. Logischerweise wird die Suche nach dem WO von Dokumenten immer größer, je mehr neue Speicherorte hinzukommen. M-Files bedient sich eines völlig anderen Ansatzes: Der Ort der Speicherung von Informationen ist dabei völlig unwichtig. Es geht darum, WAS das Dokument eigentlich ist, damit ist gemeint in welchem Kontext das Dokument steht. Wir sprechen über den Ansatz von Intelligentem Informationsmanagement. Diese Art von Informationsmanagement zeigt Informationen dynamisch und personalisiert: Für verschiedene Rollen, Teams oder Nutzer werden Informationen unterschiedlich angeboten, je nachdem woran wer arbeitet. Wo was abgelegt wird, kann man mit der Arbeit in M-Files vergessen.
Das sagen Anwender über M-Files
„M-Files ist aufgrund der vielen Schnittstellen und der intuitiven Benutzeroberfläche so vielseitig einsetzbar, dass es die zentrale Plattform für Informationen, Dokumente und Geschäftsprozesse werden kann. Das hervorragende Standardverhalten ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und direkte Erhöhung der Produktivität. Die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es uns, das System mit unseren Anforderungen wachsen zu lassen und so unsere Prozesse iterativ im Sinne eines agilen Ansatzes zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.“
Robert Löffler-Reetz (CIP), Betriebsarchitektur, EUROIMMUN AG
Warum Sie nicht einfach ein x-beliebiges ECM-System einführen sollten
In Unternehmen gibt es zum Teil schon verschiedene Systeme zum Informationsmanagement bzw. Dokumentenmanagement, die nebeneinander existieren. Zum Beispiel gemeinsame Netzwerk-Ordner als einfachste Variante bis hin zu ECM- oder File-Sharing Lösungen (wie Dropbox).
Einige dieser Systeme sind webbasiert andere Kauf-Software. Und was wir auch immer wieder feststellen: Mit der Größe des Unternehmens wächst die Anzahl der Systeme drastisch. Deshalb ist es nicht sinnvoll dem Ganzen noch ein System zum Informationsmanagement hinzuzufügen, das kann das Dokumentendurcheinander nur verschlimmern.
Das Informationsmanagementsystem M-Files bringt die Möglichkeit mit, Informationen über alle bestehenden Systeme hinweg zu finden. M-Files wird aus allen Systemen mit Informationen angereichert – ohne die bestehenden Systeme und Prozesse zu verändern.
M-Files verknüpft Unternehmensinformationen aus allen Systemen
M-Files verknüpft Dateien mit Unternehmensinformationen aus CRM- oder ERP-Datenbanken, beispielsweise Kundendaten, Projekte oder Kostenstellen, und bildet so eine Brücke zwischen unstrukturierten Dokumenten und dem strukturierten Unternehmenskontext.
Damit ist es Ihnen möglich einen 360-Grad-Blick auf Ihre Informationen zu erhalten. Egal, in welchem System Sie die Information steckt, die Sie suchen -
Sie finden, was Sie brauchen.
Stolperstein Datenmigration
Die Migration vorhandener Daten in das neue System stellte bisher immer die größte Hürde bei der Einführung z.B. eines neuen ECM-Systems dar. Der Migrationsprozess war bisher oft umständlich zu händeln, teuer und vor allem zeitaufwendig.
Wie schön wäre es, all das einfach überspringen zu können und direkt zu starten?
Mit der M-Files Version 2018 hat M-Files den Intelligent Metadata Layer (IML) eingeführt. Mit dem Metadaten Layer ist es jetzt erstmalig möglich Informationen über verschiedene Systeme, wie Netzwerkordner, SharePoint, OpenText, Documentum oder Dropbox hinweg zu vereinheitlichen. Das heißt, Sie greifen sofort und ohne Migration der Daten direkt auf Dateien in diesen Systemen zu, vereinheitlicht in der Benutzeroberfläche von M-Files.
M-Files kann noch mehr:
Der Intelligent Metadata Layer (IML)
Künstliche Intelligenz (KI) & Informationsmanagement
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