LiquidOffice – automatisieren Sie Formularabläufe in Rekordzeit

Was ist LiquidOffice?

Formulare sind das beliebteste und einfachste Mittel zur Strukturierung und Steuerung von Abläufen, in denen Menschen, Informationen und Geschäftsprozesse zusammenspielen. Mit dem LiquidOffice Formularserver heben Sie Ihr bestehendes Formularwesen auf eine intelligente Plattform, die sowohl papierbasierte als auch elektronische Vorgänge miteinander verbindet.
Neue Prozesse werden durch elektronisch ausgefüllte Formulare initiiert, Formularpakete und Anlagedokumente (z.B. auch mit Scannern digitalisierte Papierdokumente) werden von Kunden oder Antragstellern eingereicht: Diese fließen entsprechend fest hinterlegter oder ad hoc-definierter Regeln zwischen den beteiligten Personen, zentralen Aufgabenlisten und Backoffice- Prozessen. Für die Bearbeitung und Benachrichtigung werden die bekannten E-Mail- Systeme und Webbrowser genutzt.

Kann LiquidOffice sowohl für Papierformulare als auch für elektronische Formulare (eForms) eingesetzt werden?

LiquidOffice unterstützt Sie nicht allein bei der Gestaltung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Das System verfügt zudem über ein integriertes Formularmanagement. Schließlich wird der Großteil aller Geschäftsprozesse durch die Verarbeitung strukturierter Daten angestoßen. Formulare können als eForm im Inter- oder Intranet bereitgestellt, ausgefüllt und weiterverarbeitet werden. Ein hinterlegtes Regelwerk sorgt für eine reibungslose und automatisierte Bearbeitung aller Vorgänge. Die Welt ist nicht nur digital, deswegen ist LiquidOffice ideal auf die Bearbeitung papierhafter Dokumente vorbereitet. Connect Agents für die Capturingsoftware TeleForm, Netzwerkscanner und Multifunktionskopierer stehen zur Verfügung, so können auch bisher papierhafte Vorgänge in Rekordzeit durch Ihre Organisation fließen.

Papier wird voll unterstützt

LiquidOffice ist die einzige Formularserverplattform, die auf die hybride Verarbeitung von Papierformularen und elektronischen Formularen gleichermaßen ausgelegt ist:

• Scannen bestehender Papierformulare und Portierung zum eForm
• Nutzen von Multifunktionsgeräten und Scannern, um Anlagedokumente oder Belege hinzuzufügen, damit sie den Bearbeitungsprozess unterstützen
• Online-zu- Papier und Paper-zu- Online – ganz so, wie es die Organisation verlangt: 2D Barcode-Techniken und die volle Integration mit TeleForm machen das möglich

Integration in Outlook und mit Sharepoint

Weil Formulare im täglichen Handeln möglichst einfach und bequem bereitstehen müssen, ist LiquidOffice mit Microsoft Outlook integriert. Vorlagen und Warteschlangen sowie gesendete Objekte können direkt eingesehen werden. Auch das Web-Portal wird in Outlook eingeblendet. Mit der E-Mail-Routing-Funktion können externe Teilnehmer in Vorgänge einbezogen werden. Diese erhalten beispielsweise eine Nachricht mit einer darin enthaltenen „1-Klick- URL“, mit der Sie direkt in einen Formularvorgang springen können – schneller geht es nicht. Portlets für SharePoint und andere Web-Portale stehen für den Zugriff auf Formularvorlagen, laufende Vorgänge oder Suchfunktionen bereit.

Integration, Skalierbarkeit und Sicherheit

Der LiquidOffice Formularserver kann projektbezogen, abteilungsweit oder organisationsweit eingeführt werden und ist daher hoch skalierbar ausgelegt. Clustering und Loadbalancing-Konzepte sind ebenso vorgesehen wie Management-Tools für die Überwachung, Versionierung und Roll-Out in verteilten Umgebungen.
Für die Integration mit Mail-Systemen, DMS-, CRM- und RP-Systemen stehen EAI Connect Agents bereit. Datenbankzugriffe und zentrale Benutzerkataloge via LDAP- Verzeichnisdienst werden ebenso unterstützt wie die konsequente Einbindung in Web-Service- Architekturen SOA über das Software-Development-Kit.

Verwaltung, Monitoring und Reporting

Der LiquidOffice Formularserver wird über die webbasierte Managementkonsole zentral konfiguriert. Hier werden Rechte und Rollen, Zugriffsrechte für unterschiedliche Abteilungen sowie Profilfelder zur Personalisierung von Formularen festgelegt. Zentrale Verbindungsdienste zu Backoffice-Systemen, Verzeichnisdiensten und Datenbanken – beispielsweise für Lookups oder die Speicherung von Vorgängen im DMS – werden hier eingerichtet. Zahlreiche Berichte geben Einsicht in die verteilte Nutzung und erlauben so die einfache Überwachung des Systems.

HTML- und PDF-Formulare für mobile Geräte

Die XML-basierte Single Source Publishing-Technik erlaubt Formulare in HTML und PDF zu erzeugen, so dass diese nicht nur sauber und vollständig ausgefüllt, sondern auch als druckbare Fassung oder optimiert für die Nutzung auf Tablets oder Smartphones bereitgestellt werden. Mit den eReply-Funktionen und Bestätigungsmeldungen können beispielsweise HTML-Formulare nach zentraler Bearbeitung in unveränderbarer Druckfassung an den Antragsteller gesendet werden.

Audit Trails und Verlaufseinsicht

Die automatische Audit-Funktionalität führt ein Logbuch über alle Schritte, die im Zusammenhang mit einem Formular-Prozess stehen. Auf Prozesskarten im Verlaufsprotokoll kann jeder Schritt rechtssicher nachgewiesen werden. Wahlweise steht für Antragsteller oder für Personen, die Prozesse genehmigen, eine Einsichtsfunktion über den aktuellen Status bereit.

Module von LiquidOffice in der Übersicht

• Prozess-Designer zur Definition von Abläufen, Benachrichtigungs- und Eskalationsregeln.
• Web-Desktop und Portlets für Vorlagen, Aufgabenlisten, Suchfunktionen und Activity-Monitoring.
• Formular-Server mit zentralem Repository für Daten, Vorlagen und Profildaten.
• Connect Agents zur Integration mit ECM, CRM und ERP Backoffice-Anwendungen via RDBMS.
• Management-Console für zentrale Administration, Analyse und Reporting.
• Formular-Designer zur Übernahme bestehender oder zum Entwurf neuer Formulare.
• Mobile Client zur Offline-Datenerfassung auf Tablet und Smartphone.

Anwendungen und Einsatzmöglichkeiten von LiquidOffice

LiquidOffice sorgt überall dort für mehr Effizienz, schnellere Abläufe und saubere Daten, wo Formulare - egal ob papierhaft oder elektronisch - Prozesse anstoßen.

Mögliche Einsatzgebiete sind: