FlexiCapture for Invoices – automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung

Egal ob Rechnungen per E-Mail, als gescanntes Papierdokument, per Mobile Capture oder Fax eintreffen - FlexiCapture for Invoices unterstützt verschiedene Eingangskanäle. Dabei gewährleistet die Software eine identische Dokumentverarbeitung, unabhängig von Form oder Format.

Aus den vorher definierten Rechnungsfeldern werden die relevanten Daten extrahiert und mit Stammdaten abgeglichen. Dabei werden länderspezifische Validierungsregeln ebenso beachtet wie arithmetische Prüfungen. Rechnungspositionen werden mit Aufträgen abgeglichen. Treten Unstimmigkeiten auf, führt ein eigenes Modul den Nutzer durch die Korrektur.

Die verantwortlichen Mitarbeiter aus der Buchhaltung werden über eine intuitive Benutzeroberfläche Schritt für Schritt durch die Rechnungsvalidierung geführt. Ebenso werden automatisiert Vorschläge für die weitere Rechnungsverarbeitung gegeben. Die Software überprüft Rechnungen auf fehlende Informationen und validiert diese auf Rechnungspositionsebene (Line-Items). FlexiCapture for Invoices ermöglicht auch sogenannte Dunkelbuchungen, d.h. eine berührungslose Verarbeitung und sofortige Buchung bei gültigen, mit dem Auftrag abgeglichenen Rechnungen.

Die extrahierten und validierten Daten werden an ERP-Systeme, Finanzanwendungen und Datenbanken übermittelt. Mit erfolgter Buchung werden Rechnungen automatisch nach wichtigen Feldern indexiert, damit sie einfach aufzufinden sind. Bildformate werden PDF-Dokumente entsprechend den aktuellsten Archivierungsanforderungen umgewandelt und an ECM-Systeme wie z.B. M-Files zur langfristigen Speicherung übermittelt.