Alle Verträge unter Kontrolle

Kommunikation, Risiken und Fristen rund um Ihre Verträge effizient verwalten

Unter Vertragsmanagement oder Contract Lifecycle Management (CLM) versteht man alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung von Verträgen beschäftigen.

Verträge stellen die rechtliche Grundlage für betriebswirtschaftliche Vorgänge in Unternehmen aller Branchen und Größen dar. Fast alle Abteilungen in einem Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette sind von diesem Thema betroffen und jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement. Es ist dennoch sehr wichtig, Verträge über alle Abteilungen und Standorte hinweg zu verwalten. Denn in Verträgen verbergen sich Verpflichtungen, Risiken und Gefahren, ebenso wie gewaltige Chancen.

In der Phase der Vertragsdurchführung ist es wichtig, die Fristen im Blick zu behalten. Sie möchten nicht nur rechtzeitig an Verlängerungs- und Kündigungstermine erinnert werden; auch die Nachverfolgung von eigenen und fremden Verpflichtungen ist wichtig, insbesondere, wenn sie an Vertragsstrafen oder Boni geknüpft sind. Wenn Anlagen und Korrespondenzen - egal über welchen Kanal (E-Mail, Post, Telefon) sie eintreffen - vertragsbezogen organisiert werden, erleichtert es allen Beteiligten, an Informationen heranzukommen, auch wenn beispielsweise ein Kollege abwesend ist. Insbesondere sind Korrespondenzen auch wichtig für die Interpretation eines Vertrags und können im Streitfall entscheidend sein.

Nicht zuletzt ist auch die Archivierung ein wichtiger Bestandteil des Vertragsmanagements. Hier ist die unveränderbare, langfristige und revisionssichere Archivierung von vertragsrelevanten Dokumenten wie dem Vertragstext selbst, aber auch Vertragsentwürfen, Bildern, Protokollen und AGBs von zentraler Bedeutung. Dies sollte möglichst in elektronischer Form erfolgen, denn Akten sind immer nur an einer Stelle verfügbar und Versionierungen und Ergänzungen sind schwierig abzulegen.

Vertragsmanagement mit M-Files

M-Files ist eine innovative Dokumenten- und Informationsmanagementlösung, die Daten nicht in unübersichtlichen Ordnern speichert, sondern in einem zentralen System aus allen wichtigen Perspektiven heraus sichtbar macht. Als M-Files CLM vereint die Lösung ECM-Funktionen wie Scanning, revisionssichere Archivierung und Volltext OCR mit einer leistungsfähigen Faktensammlung in einer Datenbank und einer genial einfachen Benutzeroberfläche für Abfragen, Workflows und die Erzeugung neuer Dokumente z.B. auf Basis von Vorlagen.

Die Grundlage des Vertragsmanagements in M-Files CLM bilden die vertragsrelevanten Informationen: das sind neben den Vertragsinhalten die Vertragsparteien und Fristen, aber auch Verantwortlichkeiten (sowohl extern als auch intern) und Vertragsgegenstände. Durch Verknüpfung dieser „Metadaten“ mit den Verträgen können Sie anschließend ausgehend vom Vertragspartner oder z.B. dem Vertragsgegenstand alle Verträge, Verpflichtungen und Korrespondenzen finden und so schnell eine 360-Sicht erlangen.