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Rechnungseingangverarbeitung mit Software automatisieren
Sparen Sie Zeit und gewinnen Sie Effizienz mit automatisierter Rechnungseingangsverarbeitung
Eine Rechnung durchläuft im Unternehmen oft verschiedene Abteilungen, die sich möglicherweise auch noch an unterschiedlichen Standorten befinden. Tut sie das als Papierdokument in einer Postmappe, kostet dies viel Aufwand und Zeit. Außerdem führt die manuelle Bearbeitung oft zu Fehlern, die ein entsprechendes Nacharbeiten erfordern.
Mit einer Softwarelösung zur Rechnungsverarbeitung lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen und Prozesse vereinfachen.
Wie funktioniert digitale Rechnungseingangsverarbeitung?
Rechnungen sind immer nach einem ähnlichen Schema aufgebaut. Rechtliche Vorgaben definieren die Elemente, die in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Das macht sich Erfassungssoftware zu Nutze, um aus elektronischen oder papierhaften Rechnungen die relevanten Informationen auszulesen. Diese können dann verifiziert werden und an die Fachanwendung weitergegeben werden.
Digitalisierung, Klassifikation und Datenextraktion
Eingehende Rechnungen und Belege werden mit Hilfe eines Dokumentenscanners erfasst. Die Erkennungsengine extrahiert alle relevanten Rechnungsdaten, wie beispielsweise Rechnungsempfänger, Rechnungsabsender, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag inkl. kompletter Einzelpositionen. Diese Extraktion kann genauso bei elektronischen Rechnungen umgesetzt werden.
Datenüberprüfung und -weitergabe in den Rechnungsworkflow
Die extrahierten Daten werden ersten Plausibilitätsprüfungen unterzogen und an die Abrechnungsanwendung weitergegeben. Rechnungen mit einem vorhandenen Bestellbezug im ERP-System lassen sich bei Übereinstimmung vollständig bis zur Buchung verarbeiten und automatisch im revisionssicheren Archiv ablegen. Rechnungen ohne Bestellbezug werden über einen elektronischen Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern bzw. in die Fachabteilung weitergeleitet und anschließend freigegeben.
Vorteile einer automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung trägt optimal zur Effizienzsteigerung bei, da...
- ...der Aufwand für die Rechnungserfassung und damit auch die Durchlaufzeit nachhaltig reduziert wird.
- ...die Prozesskosten bei gleichzeitiger Erhöhung der Prozess- und Datenqualität gesenkt werden.
- ...Skonto- und Liquiditätseinbußen entfallen.
- ...mit dem tagesaktuellen Überblick über die Verbindlichkeiten eine entsprechende Transparenz geschaffen wird.
- ...alle gängigen ERP-Systeme, wie SAP, Microsoft oder Sage, nahtlos integriert werden können.
- ...begleitende Korrespondenz, wie Belege oder E-Mails, entsprechend vorgangsrelevant abgelegt wird.
- ...rechtskonformes Ablegen durch die Elektronische Signatur ermöglicht wird.
Unsere Produktempfehlung
Wir würden Ihnen gerne DIE eine spezielle Software für das Thema Rechnungseingangsverarbeitung in Ihrem Unternehmen empfehlen! Aber so einfach ist das leider nicht.
Für uns steht die Lösung Ihres individuellen Problems mit Ihren spezifischen Anforderungen und technischen Voraussetzungen ganz klar im Mittelpunkt unseres Handelns. Abhängig von diesen Faktoren können verschiedene Produkte oder auch eine Kombination dieser die effizienteste und wirtschaftlichste Lösung für Sie sein.
In einer ausführlichen und kostenlosen Erstberatung erarbeiten wir mit Ihnen die Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen und Ihre Wünsche für eine Lösung. Auf Basis dieses Gesprächs und unserer Erfahrung als Lösungsanbieter in diesem Bereich konfigurieren wir für Sie eine passgenaue Lösung unter Einsatz eines oder mehrerer Produkte aus unserem Portfolio.