Qualitätsmanagement mit einem effizienten Dokumentenmanagementsystem

Warum ein ECM-System Qualitätsmanagement-Tool über reines Dokumentenmanagement weit hinaus geht

In vielen Unternehmen – insbesondere in der produzierenden Industrie – spielt das Thema Qualitätsmanagement eine große Rolle.
Gesetze und Normen sind einzuhalten, Handlungsanweisungen und Produktqualität müssen genau definiert und die Einhaltung der Vorschriften dokumentiert werden.

Dies geschieht in einer Vielzahl von Dokumenten, die an verschiedenen Stellen im Unternehmen in unterschiedlichen Versionen und Freigabestati gehalten werden. Eine effiziente Enterprise Content Management-Lösung hilft Ihnen dabei den Überblick zu bewahren und geht weit über reines Dokumentenmanagement hinaus.

Qualitätsmanagement in regulierten Branchen

Das Qualitätsmanagement in so genannten „regulierten Branchen“ unterliegt besonders strengen Vorschriften. Zu den stark regulierten Branchen gehören die Pharma-, Medizintechnik- und Lebensmittelindustrie. Dort werden Durchführung und Dokumentation von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (Corrective and Preventive Action = CAPA) im Qualitätsprozess, Revisionsfristen, Zugriffsrechte, Mitarbeiterschulungen, Audits, Risikoberechnungen und das SOP-Management (Standard Operating Procedures = Gelenkte QM-Dokumente) streng überwacht.

Qualität und Compliance sichern mit effektivem Informationsmanagement

Für den Einsatz in diesen regulierten Branchen bietet eine speziell für das Qualitätsmanagement ausgelegte ECM-Lösung viele Vorteile. Um die vorhandenen Herausforderungen zu meistern, sollten Sie prüfen, welche Vorteile Ihr Unternehmen aus der Unterstützung des Compliance-Managements durch ein starkes Enterprise Content Management (ECM) ziehen kann.

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Was macht ein Dokumentenmanagementsystem mit QM-Funktionalitäten aus?

Neben der zentralen Ablage aller Dokumente und workflow-gesteuerten Prozessen unterstützen Dokumentenmanagementsysteme mit QM-Funktionalitäten die Automatisierung vieler Routine-Arbeitsschritte des Qualitätsmanagements. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Erstellen von gelenkten Dokumenten und Vorgängen auf Basis unternehmenseigener Vorlagen
  • Versenden von E-Mails zur Koordinierung der Bearbeitung von gelenkten Dokumenten
  • Verteilen von neuen Versionen und Nachverfolgung von Schulungen
  • Konfigurierbare Ansichten liefern einen aktuellen Überblick über:
    - alle Mängel und Maßnahmen (CAPAs) nach Status
    - alle offenen Lernaufforderungen
    - alle Risiken mit Klassifikation und Status

Daneben unterstützen Funktionen für elektronische Signatur und ein Audit Trail, welche konform mit FDA Title 21 CFR Part 11 sind, das Qualitätsmanagement.

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