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Automatisierte Posteingangsverarbeitung
Vom Papierdokument zur digitalen Poststelle
Ein effizienter Workflow im Unternehmen hängt an der zielgenauen und zeitnahen Verteilung von eingehenden Dokumenten an die zuständigen Abteilungen oder Personen. Dabei sollte es egal sein, aus welcher Eingangsquelle (Post, Mail, Fax etc.) diese Dokumente stammen.
Eine Automatisierung der Posteingangsverwaltung über alle Kanäle kommt den gestiegenen Anforderungen an Unternehmen und Mitarbeiter entgegen: Die automatisierte Verarbeitung von der Erfassung, Archivierung bis zur Verteilung stellt sicher, dass die eingehenden Dokumente den zuständigen Mitarbeitern unmittelbar nach der Digitalisierung zur Verfügung stehen. So wird standortunabhängig ein medienbruchfreies digitales Arbeiten ermöglicht - ohne Wechsel von digital zu papierhaft und zurück. Das spart Zeit und Geld.
Eingangspost scannen ist nur der Anfang…
Doch in der Praxis ist es oft noch ein weiter Weg bis zur Vision der digitalen Poststelle. Es kommen verschiedene Digitalisierungsstufen zum Einsatz. Einige Unternehmen scannen die Eingangspost für die digitale Archivierung, arbeiten dann aber mit dem papierhaften Original weiter. Bei dieser Lösung kommen die Vorteile einer digitalen Erfassung, die das fehlerhafte und zeitaufwändige Abtippen der Daten ersetzt soll, jedoch kaum zum Zuge.
In einer weiteren Stufe werden die Dokumente zwar gescannt und digital weiterverarbeitet, aber auch hier werden die Potentiale der automatisierten Erfassung und Belegstromoptimierung nicht ausgeschöpft.
Erst wenn bei der Digitalisierung der Dokumente auch Merkmale extrahiert und verarbeitet werden, wird Arbeit und Zeit gespart. Denn auf diese Weise können automatisiert Prozesse und Workflows angestoßen und die extrahierten Informationen zielgerichtet in digitale Postkörbe und Fachanwendungen geleitet werden.
6 zentrale Features einer automatisierten Posteingangslösung
Erfassung über alle Kanäle hinweg
Zentrale oder dezentrale Erfassung
Automatisierte Klassifizierung eingehender Dokumente
Dokumentenverteilung
Monitoring und Statistiken
Compliance
Sonderfall Altaktenaufbereitung
Auch wenn die Recherchehäufigkeit sich im Rahmen hält, so ist die Vollständigkeit der Dokumentation und die schnelle Verfügbarkeit aller Vorgänge aus der Vergangenheit ein gewichtiger Erfolgsfaktor. Lösungen von Electric Paper helfen auf intelligente und hocheffiziente Weise bei der Aufbereitung von Altakten, indem:
a) ...intelligente Trennblätter für die logische Struktur eingefügt werden.
b) ...die Inhalte per Volltext erschlossen werden.
c) ...die Dokumente eine grobe automatische Klassifikation erhalten.
Sonderfall Rechnungen und Gutschriften
Im speziellen Anwendungsfall der Rechnungserfassung offenbart sich besonderes Nutzenpotential, da durch die schnellere Verarbeitung Skonti gezogen, Mahngebühren vermieden und die Transparenz erhöht wird. Mehr dazu erfahren Sie hier.-> verlinken auf Lösung Rechnungseingangsverarbeitung.
Unsere Produktempfehlung
Wir würden Ihnen gerne DIE eine spezielle Software für das Thema Posteingangsverarbeitung in Ihrem Unternehmen empfehlen! Aber so einfach ist das leider nicht.
Für uns steht die Lösung Ihres individuellen Problems mit Ihren spezifischen Anforderungen und technischen Voraussetzungen ganz klar im Mittelpunkt unseres Handelns. Abhängig von diesen Faktoren können verschiedene Produkte oder auch eine Kombination dieser die effizienteste und wirtschaftlichste Lösung für Sie sein.
In einer ausführlichen und kostenlosen Erstberatung erarbeiten wir mit Ihnen die Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen und Ihre Wünsche für eine Lösung. Auf Basis dieses Gesprächs und unserer Erfahrung als Lösungsanbieter in diesem Bereich konfigurieren wir für Sie eine passgenaue Lösung unter Einsatz eines oder mehrerer Produkte aus unserem Portfolio.